اتيكيت المكتب والعمل

[sama smsma]

اتيكيت المكتب والعمل




إتيكيت العمل:
إتيكيت المكتب .. هو إتيكيت العمل، لكن المقصود به هذه المرة الحجرة التي يجلس فيها الموظف ويستقبل فيها عملائه.. إذن ما هي القواعد المتبعة داخل الأربعة جدران هذه؟


1- التحية عند الدخول


-ليس من اللياقة فى شىء تجاهل الأشخاص عند دخول المكتب عليك لأول مرة وعدم تحيتهم مهما كان منصبك ساعي بريد أو رئيس.
-بالنسبة لرئيس العمل ومديرة المكتب أو السكرتيرة .. فمن الخطأ عليها الانتظار عند مجئ رئيسها وطلب أول مهمة يكلفها بها.. لكن المبادرة بإلقاء التحية واجبة بعد دخوله المكتب بفترة وجيزة من الزمن يلتقط فيها أنفاسه.



2- السلوك فى مكاتب الاخرين


لا يختلف الأمر كثيراً هنا عن علاقة المضيفة/المضيف بزائريها أو زائريه في أي مكان بما فيها الاستقبال في المنزل. فعندما تلجأ لشخص فأنت الضيف وهو المضيف.. وإذا استدعيت شخص لمكتبك فأنت المضيف وهو الضيف أي أن هناك تبادل للأدوار بشكل دوري.



3- واجبات الضيف




-الالتزام والاستئذان قبل الذهاب لمكتب الآخرين.
-عدم التصرف بشكل يضايق المضيف وكأنك في مكتبك أنت.
-عدم نثر الأوراق على مكتبه أو وضع الحقيبة.
-عدم الإطالة في وقت الزيارة، واترك للمضيف تحديد المدة لأنه إذا كان مهتم بما تقوله سيشعرك بذلك.




4- واجبات المضيف


-الترحاب بالزائر وتوفير الراحة له.
-إذا كنت مشغولاً فيمكنك الاستعانة بزميل/زميلة في حالة عدم وجود مديرة للمكتب لاستقباله. وعند دخوله للمكتب القيام على الفور والخروج لاستقباله والمصافحة بالأيدي.
-توجيهه بالإشارة لمكان الجلوس.
-عند خروج الزائر من مكتبك لا تتركه يذهب بمفرده وعليك بمصاحبته حتى باب المصعد أو السلالم .. ليس فقط من أجل الالتزام بقواعد الإتيكيت وإنما من أجل ضمان الأمان له.




إتيكيت المراسلات في العمل:


دروسالإتيكيت لا تنتهي فجميع تصرفاتنا في الحياة تخضع لفن المجاملة وقواعده. وتتجلىبوضوح هذه القواعد في مجال العمل والتى يطلق عليها "إتيكيت العمل"، وتتعدد المجالات التي تطبق فيها عند:

- إجراء المكالمات التليفونية.

- استخدام الفاكس.

- الإنابة فى الاجتماعات.

- القيام والجلوس عند تقديم شخص لآخر.



- رسائل الشكر – مطلوبة حتى وإن كانت بخط اليد فلا يشترط كتابتها على الآلة الكاتبة أو الحاسب الآلي. لاتكثر من هذه الرسائل ولا تطيل فيها أو تبالغ عند التعبير بكلمات الشكر, فالمهم أنتكون قصيرة ولا تحتوي على النفاق بحيث تؤدي الغرض المطلوب منها.

- خطابات العمل – تتطلب مهارة وحرفية في كتابتها وذكر الغرض من إرسالها بدون "اللف والدوران", فخطابات العمل مثل المكالمات التليفونية التي تضيع الوقت للشخص الذي يقرأها مثل: تقديمالتحية المبالغ فيها أو سرد الأحداث التي تمت من قبل, لكن في نفس الوقت لابد من الإشارة للشئ الذي ذكره الشخص من قبل أو فعله بشئ من الإيجاز.

- من العبارات التي تدعو للمضايقة تلك التي تكتب في نهاية الخطابات لمزيد من التفاصيل التي يحتاجها الفرد:

-صيغة المضايقة: " إذاكانت لديك أية استفسارات, من فضلك لا تشعر بحرج للاتصال بنا وسيكون من دواعي سرورناالرد عليها".

- الصيغة البسيطة المطلوبة: "من فضلك الاتصال بنا إذا كانت هناك أية استفساراتأو عند الحاجة لأية معلومات إضافية".

- استخدام الأسماء في بداية المراسلات والتوقيع ..هل يكفي كتابة الاسم الأول من الشخص الموجه له الخطاب .. وماذا عن التوقيع باسمك كاملاً أم يكتفي بذكر الاسم الأول منه؟

هناك قاعدة تتبع بهذا الخصوص إذا استخدمت الاسمالأول من الشخص الموجه له الخطاب يكتفي بالإمضاء بالاسم الأول أيضاً منك عندالتوقيع. أما إذا انتابك القلق عما إذا كان سيتعرف عليك أم لا لأنك لم تكن محدداًبالقدر الكافي في رسالتك لهويتك أو لعدم معرفة الشخص بك جيداً يفضل التوقيع ث مكتابة الاسم كاملاً.

- الورق الرسمي الخاص بالشركة يستخدم لأغراض العمل فقط ... وليس لأغراض شخصية لأنه قد يعرض الشخص للمساءلة القانونية

إتيكيت الفاكس

الفاكس هو أحد وسائل الاتصال الحديثة، وهو أداة هامة وسهلة وسريعة في نفس الوقت.

- متي تستخدم الفاكس؟

يستخدم الفاكس لأغراض الرسائل القصيرة وذات الموضوع الواحد (لا ينبغي أن يحتوي الفاكس علي أكثر من موضوع)، ولا يستخدم في الحالات الآتية:
1- إذا أردت الحصول علي تأكيد من أن مستقبل الرسالة استلمها ووصلت إليه.
2- إذا كنت تحتاج إلي بيان كتابي عن الاتصالات، كما الحال في معظم الأعمال.
3- إذا كانت الرسالة سيتم إرسالها إلي طرف ثالث، أي من جهة إلي جهة لتتولي الثانية بإعادة إرسالها إلي الجهة الثالثة.
4- إذا كانت المعلومات التي تقوم بإرسالها سرية، حساسة، أو لها طبيعة قانونية.
5- لا تقم بإرسال الفاكس في منتصف الليل إذا كان الشخص الذي سترسل إليه مكان عمله هو المنزل وبالتالي تزعجه، وبدلاً من ذلك عليك بإرساله في منتصف اليوم أو في المساء في ساعة مبكرة وليست متأخرة.

- غلاف الرسالة:

وهي الصفحة التي تسبق محتواها ومضمونها ولابد وأن تتضمن الآتي:
1- اسم المستقبل، رقم التليفون، رقم الفاكس.
2- اسم الراسل، اسم الشركة في حالة إرسال فاكس خاص بالأعمال، العنوان، رقم التليفون، رقم الفاكس، عنوان البريد الالكتروني.
3- تاريخ وميعاد إرسال الفاكس.
4- العدد الإجمالي للصفحات المرسلة بما فيها غلاف الرسالة.
5- قائمة بمحتوى الفاكس لضمان استلام المستقبل لكل ورقة.
6- رسالة من جمل قصيرة وواضحة تشير إلي طبيعة المواضيع المقدمة في الفاكس.

- خصائص لغلاف الفاكس ومحتوياته:

- كتابة عنوان.
- أن يكون الخط واضحاً وكبيراً مع ترك مسافات بين الأسطر.
- إذا استخدمت سائل التصحيح الأبيض للأخطاء في الكتابة عليك بتصوير الورقة وإرسال هذه النسخة بدلاً من الأصل حتى لا تتضح أية عيوب في تنسيق الخطاب لمستقبل الرسالة.
- لا تستخدم الألوان الداكنة لأنها تستغرق وقتاً أطول في عملية الإرسال.
- ولا تستخدم الألوان الباهتة لأنها ستكون صعبة في القراءة بعدما تمر بآلة الفاكس.
- تجنب إرسال الصور أو الأشكال الملونة .

- متى وماذا ترسل؟

- لا ترسل أوراق وصفحات كثيرة عن طريق الفاكس إن لم تكن تتطلب سرعة في إرسالها، أو التي من الممكن إرسالها عن طريق البريد الالكتروني.
- إذا كانت لديك خاصية الانتظار في الهاتف، عليك بفصلها أو تخصيص خط منفرد للفاكس حتي تضمن وصول الرسالة بلا أية مشاكل.
- إذا كنت تدير أعمالك من المنزل، وتضيق ذرعاً بنغمة الفاكس المرتفعة عندما ترد علي التليفون عليك بإضافة خاصية جديدة من الرنين المختلف، ومن خلال هذه الخاصية يمكنك إعطاء العملاء رقم الفاكس. ولكي تفرق بين رنين التليفون العادي ورنين الفاكس، فالأول سيكون رنينه منتظم أما الثاني سيكون قصير والرنين مزدوج.

- احتياجات المستقبل:

- عليك بالتفكير في الاحتياجات الملحة لمستقبل الرسالة:
- لا ترسل له المحتويات غير الهامة أو الضرورية لأنها مضيعة للوقت والنقود.
- لا تطيل أو تسهب في الرسالة.

- الدقة في التعبير عما تريد من المستلم للرسالة علي وجه التحديد:
1- هل تريد منه الإقرار باستلام الرسالة؟
2- ما هي الخطوات التي يتخذها من أجل الرد عليها؟
3- اتخاذ قرار في وقت محدد؟
4- اتخاذ قرار فوري؟
5- في حالة الشكوي من عدم وضوح الرسالة، عليك بالاستجابة والإسراع في إرسالها مرة أخرى.


إتيكيت الإنابة فى الاجتماعات


* حضور اجتماع أو ندوة:
- إذا كنت ممثلاًً لشركتك في حضور اجتماع أو ندوة، هذا يعني أنك ستجلس مع ممثلين آخرين ينوبون عن الشركات الأخرى التى تم دعوتهم وستجد جميع التدرجات الوظيفية.

- كيف تتعرف علي مكانك الصحيح في المقاعد إن لم يكن هناك أية علامات تدل علي مقعدك مثل بطاقة الاسم علي سبيل المثال، ولكي تتجنب الاحراج إذا جلست في مقعد ليس لك، ينبغي عليك اتباع هذه الخطوات الإرشادية التالية:

- ينبغي الانتظار أولاًً حتى يخبرك الفرد المسئول في هذا المكان عن أى المقاعد التى تخصك، ومن غير المحبذ أن تهيم حول المقاعد.
- إذا لم تجد الشخص الذي يرشدك عليك بسؤال رئيس الاجتماع بصفة تأديبية: "أين المكان المخصص لجلوسى يا سيد/ ... "، فمن الممكن أن تكون الإجابة بأي مقعد تريد أن تجلس عليه أو ربما يكون هناك مكان مخصص لك فأنت بذلك تبعد عن نفسك الإحراج أولاًً كما أنك تمنع حدوث أى ارتباك خلال الاجتماع بانتقالك من مكان لآخر.





اتيكيت غذاء العمل





كرم الضيافة جزأ لا يتجزأ من العمل والذي يتمثل في الدعوة لوجبة أو غذاء أو عشاء أو لتناول الشاي والذى يندرج تحت قواعد إتيكيت العمل. وقد يكون من ناحية أخرى لمناقشة أمور العمل على مائدة الطعام بدلاً من المائدة المستديرة ... وكل ذلك لتقوية العلاقات الاجتماعية والعملية.

وتوجه هذه الدعوة إما لرئيس العمل أو لعميل/عملاء ولكل واحد منهما قواعد خاصة لترتيب نجاح الوجبة.. وبالتالي الحصول على ترقية في أقرب فرصة:



1-إتيكيت غذاء العمل بوجه عام:


-أولاً وقبل أي شئ، عليك بتوطيد العلاقة مع عدة مطاعم أنيقة والتعرف على صاحبها والقائمين على الخدمة هناك للحصول على أفضل خدمة وترحاب.

-الدعوة، عندما توجه الدعوة لشخص/أشخاص لابد وأن توضح فيها بأنك المضيف (الذي سيقوم بالدفع). عليك باقتراح أماكن عديدة واترك للضيف حرية الاختيار. الحجز مسبقاً للمطعم الذي سيقع عليه الاختيار فلا تصطحب الضيف إلا للمكان الذي تم الحجز فيه فعلياً. في صباح اليوم المحدد للدعوة، عليك بطلب الضيف تليفونياً للتأكيد على المكان والميعاد.

-الوصول، لابد وأن يكون المضيف في انتظار الضيف وليس العكس على الأقل بعشر دقائق لمعرفة المائدة لكي يقوم النادل بتوجيه المدعوين عند وصولهم. وعن فاتورة الحساب ينبغي الاتفاق مع النادل على أن توجه الفاتورة لك بعد الانتهاء من تناول الوجبة أو بأخذ رقم كارت الائتمان ومعلوماته عند وصولك.
أما عن مكان انتظار الضيف يكون في ردهة المطعم وعند وصول الضيوف لابد وأن يتقدموك عند السير تجاه المائدة, السماح لهم بالجلوس أولاً في أفضل المقاعد.

-طلب الطعام، إذا كنت معتاد على تناول الغذاء أو العشاء في هذا المطعمفيمكنك إعطاء اقتراحاتك بأفضل الأطباق.. ومن الأفضل أن تكون الأطعمة التي سيقع اختيارك عليها سهلة في تناولها فابتعد عن "المقرمشات" أو التي تحتاج تناول بالأيدي فهذه وجبة الشوكة والسكين حتى يمكنك متابعة الحديث.

-التدخين، اتبع دائماً ما يمليه الضيف. فإذا كان يدخن/تدخن وأنت لا تدخن وتستطيع تحمل الدخان يمكنك الجلوس في الأماكن الخاصة للمدخنين. أما إذا كان العكس عليك بالجلوس في أماكن غير المدخنين- لا يتم البدء في التدخين إلا بعد الانتهاء من تناول الوجبة وإخلاء المائدة من أطباق الأطعمة مع الاستئذان من الغير قبل البدء في التدخين.

-مناقشة أمور العمل، انتظار الانتهاء من تناول الوجبة قبل مناقشة أمور العمل. يمكن وضع ملفات وأوراق العمل على المائدة ولكن لا للحقائب, لا مانع من اصطحاب الكمبيوتر المحمول. إذا أردت مناقشة أمر مع أحد الأشخاص لكنه يجلس بعيداً عنك يمكنك تغيير الأماكن لتقترب منه مع غلق التليفون المحمول أو ضبط الترددات الاهتزازية لعدم الانزعاج بصوته.



2-إتيكيت غذاء العمل مع الرئيس:


قد لا يكون لديك خبرة طويلة في الأعمال .. ولكن يحتوى ذهنك على أفكار جديدة تستطيع بها الحصول على رضاء عملائك ومن قبلهم رئيس العمل من خلال ما يطلق عليه بـ "ذكاء العلاقات الاجتماعية".
وأبسط الأفكار دعوة رئيس العمل لتناول وجبة حيوية في منتصف النهار وهي وجبة غذاء شهية... إذن فكيف تكون مواصفات دعوتك له؟!

1-كيفية توجيه الدعوة:

من الأفضل توجيه الدعوة له شخصياً بنفسك إذا كنت متأكد من تعبيراتك الكلامية مائة بالمائة ولا تستخدم البريد الإلكتروني لأنه لا ينقل تعبيرات الوجه أو نبرة الصوت المقنعة.

2-التوقيت المناسب:

لا تحاول توجيه الدعوة إذا كانت هناك مشكلة في العمل .. تحين الوقت المناسب وغالباً يكون في الصباح قبل البدء في أية أعمال .. أما إذا كان من النوع الذي/التي لا يمكن التحدث معه/ معها إلا بعد تناول الفنجان العاشر من القهوة عليك بالانتظار.

3-الاستعداد الدائم:

إذا كان ما يشغلك عند الالتقاء برئيسك مسألة الغداء .. فلابد وأن تكون مستعداً للمناقشة في أمور العمل المطلوبة منك.

4-اختيار المطعم:
والاختيار هنا يكون للمطعم الذي يقدم الأطعمة التي يحبها رئيسك وإذا كان باهظ الثمن عليك باختيار الأقل في السعر والذي يقدم نفس نوعية الأطعمة وبمذاق جيد.

5-اختيار الأطعمة:

اترك فرصة الاختيار لرئيسك. أما إذا طلب منك ترشيح بعض الأطباق الجيدة فعليك بإخباره.. وهنا لا يكون تدخل منك.

6- إدارة الحديث:

يبدأ حديثك معه في أية مواضيع بعيدة عن العمل ولتكن مواضيع خفيفة مسلية .. والتحدث في أمور العمل بعد الانتهاء من تناول الطبق الرئيسي.

7- دفع فاتورة الحساب:

تقضي القاعدة العامة بأن الشخص الأكبر في المنصب هو الذي يقوم بالدفع، وبما أنك المضيف لابد من العرض بدفع النقود .. فإذا أراد الرئيس الدفع لابد وأن تخبره بأنك ستقوم بذلك وإذا أصر .. اتركه يقوم بذلك.

8- مدة الوجبة:

تمتد الفترة الزمنية المحددة لأية وجبة لغذاء العمل من ساعة إلى ساعتين.

9- المتابعة:
إذا انتهت وجبة الغداء, ومازال لديك بعض الأمور التي تريد مناقشتها ولم تتمكن من ذلك فالبريد هو الحل والذي تشير فيه بإيجاز بسيط إلى الاجتماع الذي تم بينكما في الغداء وتوجيه الشكر له مع تذكيره بأن هناك استكمال الأعمال في وقت لاحق حسبما يحدد هو ذلك.






*مزيداً من النصائح عن تصرفاتك أثناء غداء العمل:




- اختيار الملابس المريحة التي تعطيك الثقة بنفسك.

- اختيار تسريحة الشعر الملائمة وطلاء الأظافر المناسب (للمرأة المضيفة).

- اختيار الأطعمة السهلة في تناولها.. فأنت تريد التركيز بالطبع على مناقشة أمور العمل وليس كيفية تناول الأطعمة.

- عدم التحدث أثناء تناول الطعام.

- غلق التليفون الخلوي أثناء تناول الطعام, لأنه ليس من اللياقة مقاطعة الوجبة بالتحدث في التليفون.

- التأدب في التحدث مع النادل (الجرسون) .. فالرئيس يلتفت إلى مثل هذه الأمور لأنها تعكس كيفية تعاملك وتعاونك مع باقي الزملاء في مكان العمل.

- عدم إثارة الجلبة حول الطعام إذا جاء بطريق الخطأ (لك وليس لرئيسك بالطبع) وعليك بتناوله في صمت أو اللجوء إلى أية أطعمة أخرى مقدمة.